Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Unterlagen

Die wichtigsten Informationen auf einen Blick

Jedes Jahr werden in Unternehmen zahlreiche Dokumente angefertigt. Die anfallenden Unterlagen füllen schnell mehrere Regale und belegen wertvollen Platz. Die Verlockung ist daher groß, scheinbar überflüssige Dokumente zu entsorgen, um damit zusätzlichen Freiraum zu schaffen. Doch einfach wegschmeißen darf man viele Unterlagen nicht. Denn jeder Gewerbetreibende, Händler und Selbstständige, der zur Buchführung verpflichtet ist, muss geschäftliche Dokumente aufbewahren. Über die gesetzlichen Vorgaben und die konkrete Dauer von Fristen herrscht jedoch oft Unsicherheit.

Welche Unterlagen müssen wie lange aufbewahrt werden?

In Deutschland werden die Aufbewahrungsfristen für Gewerbetreibende durch das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) geregelt. Diese geben konkrete Vorgaben, welche Dokumente über welchen Zeitraum gelagert werden müssen.

Eine 6-jährige Frist besteht für folgende Unterlagen

  • Empfangene Handelsbriefe
  • Wiedergaben, Kopien und Durchschriften abgesandter Handelsbriefe
  • Geschäftspapiere
  • Sonstige Unterlagen mit kaufmännischer oder steuerlicher Bedeutung

Für zahlreiche Dokumente gilt sogar eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren:

  • Handelsbücher
  • Personalakten
  • Inventare
  • Eröffnungsbilanzen
  • Jahresabschlüsse
  • Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a HGB
  • (Konzern-) Lageberichte
  • Konzernabschlüsse
  • Buchungsbelege
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Arbeitsanweisungen, die für das Verständnis der Unterlagen notwendig sind
  • Sonstige Organisationsunterlagen

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das entsprechende Dokument erstellt beziehungsweise empfangen wurde. Die Aufbewahrungspflicht erlischt, wenn das Kalenderjahr endet, in dem die gesetzliche Frist abläuft.  Unter bestimmten Voraussetzungen, etwa einer steuerstrafrechtlichen Ermittlung, können die genannten Fristen allerdings verlängert werden.

Wie müssen geschäftliche Dokumente aufbewahrt werden?

Neben den Regelungen, welche Dokumente aufgehoben werden müssen, existieren in Deutschland zahlreiche Vorgaben, wie die entsprechenden Unterlagen aufzubewahren sind.

Grundsätzlich gilt, dass jeder Gewerbetreibende für die Aufbewahrung wichtiger Dokumente selbst verantwortlich ist. Dabei ist zu gewährleisten, dass alle Unterlagen in Deutschland gelagert werden, geordnet und jederzeit lesbar sind sowie nachvollziehbar eingesehen werden können.

Des Weiteren ist man verpflichtet, Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen im Original aufzubewahren. Bei erhaltenen Rechnungen, Handels- und Geschäftsbriefen genügt es, wenn diese bildlich mit dem Original übereinstimmen. Bei elektronisch übermittelten Rechnungen sind digitale Aufbewahrungsformen erlaubt, jedoch müssen die „Grundsätze ordnungsgemäßer DV-unterstützter Datensysteme“ sowie die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ eingehalten werden. Zu den darin genannten Regelungen gehört, dass die Daten bildlich und inhaltlich übereinstimmen und jederzeit verfügbar sein müssen.

Was passiert bei Verstößen gegen die Aufbewahrungspflichten?

Kommt ein Gewerbetreibender den Aufbewahrungspflichten von geschäftlichen Dokumenten nicht nach, drohen Ermittlungen wegen eines Verstoßes gegen die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Handelt es sich bei dem Vergehen zudem um Urkundenunterdrückung oder Steuerhinterziehung, liegt sogar ein Straftatbestand vor und es kann entsprechend Anklage erhoben werden.

Da die Beweispflicht bei dem Verlust von Dokumenten oder bei Rechtsstreitigkeiten auf Seiten des Gewerbetreibenden liegt, empfiehlt es sich Unterlagen auch im Zweifelsfall langfristig aufzubewahren.

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