Aufbewahrungsfristen für private Unterlagen

Alles Wichtige im Überblick

Die Aufbewahrungspflicht von Dokumenten ist für Privatpersonen ein nicht zu unterschätzendes Thema. Zum einen geht es hierbei um die rechtliche Absicherung und Nachweispflicht, zum anderen verschlingen diese Unterlagen im Laufe der Zeit immer mehr Raum für die Lagerung.

Zur Aufbewahrung von privaten Unterlagen gibt es in Deutschland verschiedene Vorgaben. Einige Fristen sind festgelegt, andere richten sich nach Laufzeiten und der persönlichen Situation. Wir haben für euch die wichtigsten Regelungen zusammengetragen.

Welche Unterlagen müssen wie lange verwahrt werden?

Dokumente mit festen Fristen:

Normale Kassenbons, Kaufverträge und Rechnungen sollten mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden, da der Garantieanspruch und das Recht der Gewährleistung in der Regel 24 Monate gültig sind. Um bei einem Verlust von wertvollen Gegenständen durch Einbruch oder Diebstahl Leistungen einer entsprechenden Versicherung in Anspruch nehmen zu können, empfiehlt es sich allerdings, die jeweiligen Kaufbelege länger aufzuheben.

Zahlungsbelege (Kaution, Nebenkosten) und Dokumente (Übergabeprotokolle), die das Mietverhältnis betreffen, haben eine Verjährungsfrist von 3 Jahren und sollten ebenso lange aufbewahrt werden.

Bankbelege wie Überweisungen, Kontoauszüge und Scheckeinreichungen gelten in Deutschland als Zahlungsnachweise. Die Belege für einmalige Zahlungen müssen 2 Jahre gelagert werden, Nachweise für regelmäßige Zahlungen, beispielsweise für Miete oder Unterhalt, verlangen eine Aufbewahrung von 4 Jahren.

Eine Ausnahme bei der Aufbewahrungspflicht von Rechnungen gilt für Handwerkerrechnungen. Entsprechend zur Gewährleistungspflicht von Handwerkern dürfen die jeweiligen Dokumente erst nach 5 Jahren entsorgt werden.

Alle Kontoauszüge und steuerrechtlich relevante Buchungen müssen Angestellte und Arbeitnehmer mit einem Einkommen von mehr als 500.000 € im Jahr mindestens 6 Jahre aufheben.

Urteile, Mahnbescheide und Prozessakten haben eine Gültigkeit von 30 Jahren. Sollte in dieser Zeit kein Urteil gefallen sein, das eine abweichende Aufbewahrungsfrist vorsieht, ist eine  Lagerung der entsprechenden Dokumente über diesen Zeitraum ausreichend.

Dokumente mit variablen Fristen:

Für Steuerbescheide gibt es in Deutschland keine gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung. Allerdings werden die entsprechenden Unterlagen oftmals für Anträge auf staatliche Hilfen benötigt. Daher ist eine vorsorgliche Aufbewahrung von Steuerunterlagen zu empfehlen. Das gilt insbesondere bis zur endgültigen Bestätigung, wenn der Steuerbescheid lediglich vorläufig ist.

Des Weiteren empfiehlt es sich, Arbeitsverträge und Gehaltsunterlagen bis zur Klärung und endgültigen Bestätigung des Rentenanspruchs zu lagern.

Alle Bankunterlagen, Kontoauszüge, Verträge über Sparguthaben, Kredite usw. sollten stets über die komplette Vertragslaufzeit aufbewahrt werden.

Gleiches gilt für Versicherungsdokumente. Alle Unterlagen zu Verträgen, Änderungen und Korrespondenzen sollten bis zum Ende der Vertragslaufzeit sicher gelagert werden.

Alle Art von Urkunden (Geburtsurkunde, Ausbildung, Sterbeurkunden), Zeugnissen, ärztlichen Gutachten, Unterlagen zur Rentenberechnung und Schriftstücke mit Bezug zu Haus- und Wohnungskauf sollten lebenslang aufbewahrt werden.

Sichere Lagerung mit Yubs

Wie unschwer zu erkennen ist, verlangt die Gesetzgebung in Deutschland die Aufbewahrung zahlreicher privater Dokumente. Das ist für viele Menschen mit Problemen verbunden. Oftmals fehlt es am entsprechenden Platz oder einer sicheren Umgebung. Yubs bietet dafür eine bequeme und einfache Lösung:

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